EXCEL: UN TRUC PUISSANT QUI VOUS FERA ÉCONOMISER DU TEMPS

Supposez que vous avez des données qui ressemblent à celles sur l’image ci-dessous et que vous deviez plutôt présenter ces données sous forme de "base de données". Qu’est-ce que j’entends par "base de données"? J’entends par là une table où chaque colonne présentera un élément différent. Toujours en partant des données sur l’image ci-dessous, il s’agirait donc de convertir cette table avec 6 lignes et 13 colonnes en une table avec 61 lignes (5 produits * 12 mois + les titres de colonnes) et 3 colonnes (produits, mois et ventes).

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.Ventes mensuelles par produit

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Convertir vos données en base de données

La technique que je vous présente dans cet article est une forme spéciale de tableau croisé dynamique, nommée "multiple consolidation range pivot table". Voici donc les étapes à franchir.

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ÉTAPE 1: Cliquez sur ALT + D + P

Ceci appelle une commande d’Excel 2003 qui ouvre la fenêtre suivante:

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ÉTAPE 2: Choisir "Plages de feuilles de calcul avec étiquettes" (ou "Multiple consolidation ranges")

La fenêtre suivante s’ouvre:

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ÉTAPE 3: Choisir "Plusieurs (manuel)" (ou "I will create the page fields")

La fenêtre suivante s’ouvre:

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ÉTAPE 4: Sélectionner les données et cliquer sur "Ajouter" (ou "Add"), puis sur "Suivant" (ou "Next")

La fenêtre suivante s’ouvre:

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Quand vous cliquez sur "Terminer" (ou "Finish"), vous devriez obtenir un tableau qui ressemble étrangement au tableau initial:

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ÉTAPE 5: Double-cliquer sur le "Grand Total" (19118 dans notre exemple)

Vous devriez obtenir votre base de données:

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ÉTAPE 6: Renommer les colonnes

Vous pouvez maintenant donner le bon nom à chacune de vos colonnes (produits, mois, ventes). Comme vos données sont maintenant présentées sous forme de base de données, vous pouvez facilement utiliser ces données pour construire des tableaux croisés dynamiques.

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TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES: GÉNÉRER DES RAPPORTS SECONDAIRES EN UN CLIC DE SOURIS

Il existe un truc peu connu dans Excel, qui vous permet de générer une série de tableaux croisés dynamiques à partir d’un tableau croisé dynamique central. D’abord, si vous devez vous rafraîchir la mémoire sur les tableaux croisés dynamique, je vous suggère de consulter ma série de 5 chroniques sur le sujet: Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques.

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1 – Construisez votre base de données

Dans cette base de donnée, vous remarquez qu’il existe un champs intitulé "Region". Ce champs sera réutilisé plus loin dans notre exemple.

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2- Construisez votre tableau de bord

Lorsque vous construisez votre tableau de bord, assurez-vous de placer dans le filtre du rapport, la dimension que vous souhaitez exploser en "sous-rapports". Dans notre exemple, il s’agit du champs "Region".

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Dans notre exemple, le filtre "Region" comprend 3 régions: Europe, North America et Pacific.

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3 – Découvrez l’option magique!

Cliquez sur votre tableau croisé dynamique, rendez-vous dans le menu "Options" et repérez ensuite la zone "Options", accompagnée d’un menu déroulant (voir l’option en jaune dans l’image ci-dessous).

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Choisissez "Show Report Filter Pages…" ou en français, "Afficher les pages de filtres de rapports".

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Choisissez ensuite le filtre désiré (dans notre exemple, nous avons un seul filtre, soit celui de "Region".

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4 – Créez vos nouveaux onglets

Dès que vous cliquerez sur OK, au point précédent, Excel créera pour vous un onglet par item dans votre filtre. Dans notre exemple, nous avons 3 régions donc Excel a créé 3 onglets : Europe, North America et Pacific. Imaginez si vous aviez 100 items!

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Voici à quoi ressemble un de ces onglets. Il s’agit du même tableau de bord mais avec le filtre Europe activé.

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En quoi est-ce utile?

Imaginez un scénario où vous devez produire un rapport chaque semaine, par région, ou par toute autre dimension (par produit, par représentant, etc.) et que ce rapport est appelé à changer constamment dans sa forme. Il vous suffirait de créer un seul tableau croisé dynamique et de placer la dimension en question dans le filtre de votre tableau croisé dynamique. Vous pourriez donc modifier votre tableau croisé dynamique central et ensuite utiliser la fonctionnalité décrite ci-haut pour produire les rapports par région (ou autre).

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TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES: 5 TYPES DE CALCULS

Si vous utilisez fréquemment Excel, vous savez que vous pouvez utiliser les tableaux croisés dynamiques pour compiler et présenter vos données sous différentes dimensions. La plupart des usagers présentent les données sous les formats déjà présents dans la base de données sous-jacente. Par exemple, si la base de données sous-jacente présente les $ de ventes, on verra les $ de ventes dans le tableau croisé dynamique, selon diverses dimensions, i.e.  par client, par produit, par marché, etc. Sachez qu’Excel vous offre d’autres possibilités. Vous pouvez présenter vos données sous d’autres angles et même insérer vos propres formules. Dans cet article, je vous montrerai simplement comment utiliser les commandes par défaut d’Excel pour présenter vos données selon 5 types de calculs de base différents.

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5 types de calculs

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Excel dispose de commandes pour présenter vos données selon 5 grands types de calculs:

• Somme
• Compte
• Moyenne
• Max
• Min

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Par exemple, en partant d’une base de données comprenant 60 000 transactions de ventes pour 10 marchés différents, Excel nous permet de présenter les données comme suit:

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Procédure

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Pour afficher les 5 types de calculs précédents, vous devez d’abord ajouter 5 fois le champs numérique sous-jacent (dans ce cas-ci les ventes ou "sales amount") dans la zone "Valeurs" (ou "Values" en anglais).

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Ensuite, pour chacun des champs, vous devez cliquer sur l’option "Paramètres des champs de valeurs" ou "Value Field Settings" en anglais.

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Vous choisirez ensuite l’option de calcul désirée (dans l’exemple ci-bas, le compte) et vous donnerez le nom souhaité à ce nouveau champs (dans l’exemple ci-bas, # of transactions).

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Vous répéterez l’opération pour chacun des champs.

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EXCEL: MAÎTRISER LES TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES (5 de 5)

Voici la cinquième capsule d’une série de 5 capsules portant sur les tableaux croisés dynamiques dans Excel. Vous trouverez une vidéo explicative, tout en bas de cet article.

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Notre première capsule portait sur l’option "Grouper", qui sert à regrouper des étiquettes de lignes et des étiquettes de colonnes. Cette fonctionnalité est fort utile notamment pour présenter des données sous divers axes dans le temps.

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Notre deuxième capsule portait sur les options disponibles pour présenter les valeurs dans un tableau croisé dynamique (année-à-date, % de total de ligne, % de total de colonne, etc.).

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Notre troisième capsule portait sur la façon de présenter les écarts entre les données dans un tableau croisé dynamique.

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Notre quatrième capsule montre comment donner un format de cellule précis aux données d’un tableau croisé dynamique en quelques clics de souris.

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La dernière capsule vous montre comment rattacher un graphique à un tableau croisé dynamique et lui donner un "look" plus convivial.

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UNE VIDÉO VAUT MILLE ET UN MOTS

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Excel: Maîtriser tableaux croisés dynamiques (1 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (2 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (3 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (4 de 5)

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EXCEL: MAÎTRISER LES TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES (4 de 5)

Voici la quatrième capsule d’une série de 5 capsules portant sur les tableaux croisés dynamiques dans Excel. Vous trouverez une vidéo explicative, tout en bas de cet article.

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Notre première capsule portait sur l’option "Grouper", qui sert à regrouper des étiquettes de lignes et des étiquettes de colonnes. Cette fonctionnalité est fort utile notamment pour présenter des données sous divers axes dans le temps.

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Notre deuxième capsule portait sur les options disponibles pour présenter les valeurs dans un tableau croisé dynamique (année-à-date, % de total de ligne, % de total de colonne, etc.).

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Notre troisième capsule portait sur la façon de présenter les écarts entre les données dans un tableau croisé dynamique.

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Cette quatrième capsule montre comment donner un format de cellule précis aux données d’un tableau croisé dynamique en quelques clics de souris.

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UNE VIDÉO VAUT MILLE ET UN MOTS

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Excel: Maîtriser tableaux croisés dynamiques (1 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (2 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (3 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (5 de 5)

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EXCEL: MAÎTRISER LES TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES (3 de 5)

Voici la troisième capsule d’une série de 5 capsules portant sur les tableaux croisés dynamiques dans Excel. Vous trouverez une vidéo explicative, tout en bas de cet article.

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Notre première capsule portait sur l’option "Grouper", qui sert à regrouper des étiquettes de lignes et des étiquettes de colonnes. Cette fonctionnalité est fort utile notamment pour présenter des données sous divers axes dans le temps.

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Notre deuxième capsule portait sur les options disponibles pour présenter les valeurs dans un tableau croisé dynamique (année-à-date, % de total de ligne, % de total de colonne, etc.).

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Cette troisième capsule est une extension de la deuxième capsule et montre comment on peut présenter les écarts en % entre les données d’un tableau croisé dynamique, sans que ces écarts ne fassent partie de la base de données initiale.

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UNE VIDÉO VAUT MILLE ET UN MOTS

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Excel: Maîtriser tableaux croisés dynamiques (1 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (2 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (4 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (5 de 5)

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EXCEL: MAÎTRISER LES TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES (2 de 5)

Voici la deuxième capsule d’une série de 5 capsules portant sur les tableaux croisés dynamiques dans Excel. Vous trouverez une vidéo explicative, tout en bas de cet article.

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Notre première capsule portait sur l’option "Grouper", qui sert à regrouper des étiquettes de lignes et des étiquettes de colonnes. Cette fonctionnalité est fort utile notamment pour présenter des données sous divers axes dans le temps.

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Cette deuxième capsule porte sur les options disponibles pour présenter les valeurs dans un tableau croisé dynamique.

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D’abord, rappelez-vous que dans un tableau croisé dynamique, vous avez des filtres, des étiquettes de colonnes, des étiquettes de lignes et enfin, des valeurs.

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Ensuite, rappelez-vous qu’en cliquant sur une valeur dans votre "Liste de champs de tableau croisé dynamique", vous pouvez accéder au menu "Paramètres de champs de valeurs".

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Finalement, dans la vidéo suivante, vous observerez qu’il existe diverses options pour présenter les valeurs d’un tableau croisé dynamique. Certaines sont accessibles à partir de l’onglet "Synthèses des valeurs par" de l’option "Paramètres des champs de valeurs" et d’autres sont accessibles à partir de l’onglet "Afficher les valeurs".

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UNE VIDÉO VAUT MILLE ET UN MOTS

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Avez-vous des questions par rapport aux tableaux croisés dynamiques? Le cas échéant, n’hésitez pas à utiliser l’espace commentaires plus bas pour les poser. Aussi, si vous aimez cet article, je vous invite à le partager dans vos réseaux sociaux.

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Excel: Maîtriser tableaux croisés dynamiques (1 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (3 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (4 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (5 de 5)

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EXCEL: MAÎTRISER LES TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES (1 de 5)

Si vous n’êtes pas encore familier avec les tableaux croisés dynamiques, je vous invite à consulter d’abord Tableaux croisés dynamiques dans Excel: la base. Dans ce premier billet d’une série de 5 billets portant sur divers trucs et astuces avec les tableaux croisés dynamiques, je vous montre comment fonctionne l’option "Grouper" (Group) et je vous explique comment cette option peut vous être utile dans l’analyse de vos données.

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QU’EST-CE QU’UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE?

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Selon Wikipedia:

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Un tableau croisé dynamique (en anglais pivot table), en abrégé « TCD », est une fonctionnalité de certains tableurs qui permet de générer une synthèse d’une table de données brutes. Le « TCD » permet de regrouper des données selon une ou plusieurs de ses propres catégories (colonnes ou champs) et faire les opérations nécessaires entre les montants correspondants (sommes, moyennes, comptages, etc.). Le « TCD » peut donc créer des mises en forme de tableaux en répartissant les différents champs voulus, en abscisses ou en ordonnées.

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À QUOI SERT L’OPTION "GROUPER"?

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Comme son nom l’indique, l’option "Grouper" (Group) des tableaux croisés dynamiques, sert à regrouper des données pour fin de présentation, mais également à ajouter des niveaux de présentation qui n’existent pas dans votre base de données originale. Par exemple, vous pourriez avoir une base de données regroupant des transactions journalières et utiliser l’option "Grouper" (Group) des tableaux croisés dynamiques pour présenter vos données par trimestre ou par mois par exemple.

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UNE VIDÉO VAUT MILLE MOTS

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Afin de mieux comprendre à quoi sert et comment utiliser l’option "Grouper" (Group) des tableaux croisés dynamiques, je vous invite à visionner la vidéo suivante.

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Note: N’hésitez pas à cliquer sur l’icône YouTube dans le bas de la vidéo pour voir la vidéo dans un format un peu plus grand.

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Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (2 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (3 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (4 de 5)

Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (5 de 5)

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Pour ne pas manquer les prochaines capsules de cette série sur les Tableaux Croisés Dynamiques et pour recevoir les articles de Mon Cher Watson par courriel, cliquez sur :
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TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES DANS EXCEL: LA BASE

Si vous ne connaissez pas encore les tableaux croisés dynamiques (Pivot tables) dans Excel, vous manquez alors l’essentiel de ce logiciel! Les tableaux croisés dynamiques font partie des fonctionnalités d’Excel les plus avancées. Ils sont notamment très utiles dans l’élaboration d’un tableau de bord puisqu’ils permettent de présenter l’information d’une base de données sous forme agrégée et sous différents angles. Aujourd’hui, nous allons nous contenter de voir la base.

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Comment construire un tableau croisé dynamique dans Excel?

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1. Utilisez une base de données bien ordonnée comme celle illustrée ci-bas:

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2. Sélectionnez votre base de données avec votre souris et cliquez ensuite sur le menu "Insertion" (Insert) et "TblCroiséDynamique" (PivotTable).

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3. Vous obtiendrez la boîte de dialogue illustrée ci-bas. Vous pouvez choisir de construire votre tableau croisé dynamique sur une "feuille de calcul existante" de votre fichier (Existing worksheet) ou sur une "nouvelle feuille de calcul" (New worksheet). Vous devez donc cocher l’une ou l’autre des options:

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4. Sur l’image suivante, vous pouvez d’abord observer une section avec les champs que contiennent votre base de données. Vous devez cocher les champs que vous désirez intégrer dans votre tableau croisé dynamique. Excel disposera automatiquement de ces champs dans les 4 sections du bas de cette boîte de dialogue, soit les sections: "Filtre du rapport" (Report filter), "Étiquettes de colonnes" (Column Labels), "Étiquettes de lignes" (Row Labels) et "Valeurs" (Values). Notez que vous êtes libre de déplacer les champs d’une section à une autre. Pour ce faire, cliquez sur le champs en question et glissez-le jusqu’à la section désirée.

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En supposant la disposition précédente dans les sections "Filtre du rapport", "Étiquettes de colonnes", "Étiquettes de lignes" et "Valeurs", on obtient le tableau croisé dynamique ci-bas.

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En cliquant sur la flèche du menu déroulant du champs "Produit", vous verrez apparaître le menu suivant. Observez bien la case du bas intitulée "Sélectionner plusieurs éléments" (Select Multiple Items):

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En cochant cette case, vous pouvez désormais faire apparaître l’information pour tous les produits, pour un seul produit ou pour un regroupement de produits sélectionnés, par exemple, seulement le produit A et le produit C.

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De la même manière, vous pouvez choisir de voir l’information pour tous les mois, pour un seul mois ou pour une sélection de mois.

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Vous pouvez également choisir de voir l’information pour tous les clients, pour un seul client ou pour une sélection de clients.

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Vous pouvez choisir de changer la structure de votre tableau croisé dynamique en tout temps, en retournant de votre boîte de dialogue intitulée "Liste de champs de tableau croisé dynamique" (Pivot Table Field List). Pour faire apparaître la boîte de dialogue, cliquez simplement dans votre tableau croisé dynamique.

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La nouvelle disposition des champs selon la boîte de dialogue ci-haut donne comme résultat, le tableau croisé dynamique suivant:

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Plusieurs articles suivront sur les fonctionnalités des tableaux croisés dynamiques dans Excel.
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DÉCOUVREZ LA MAGIE DES TABLES EXCEL

Je dois être honnête avec vous, jusqu’à tout récemment, je n’utilisais pas les tables Excel. Je ne comprenais pas vraiment en quoi elles pouvaient m’être utiles. Mais comme je suis curieuse de nature, je ne pouvais pas me résoudre à laisser de côté cette fonctionnalité Excel. J’ai donc creusé un peu plus loin et j’ai découvert que les tables Excel pouvaient me venir en aide dans plusieurs contextes.

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COMMENT CRÉER UNE TABLE EXCEL?

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D’abord, vous devez créer une table de données conventionnelle comme celle-ci:

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Ensuite, vous devez vous rendre dans le menu "Accueil" (Home) et cliquer sur "Mettre sous forme de tableau" (Format as Table). Vous avez le choix entre une panoplie considérable de modèles (juste pour le look).

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Votre plage de données originale se transformera ensuite en un tableau avec le format choisi. Les options de filtres seront ajoutées automatiquement. Par la suite, chaque fois que vous ajouterez une ligne à votre tableau, le format sera respecté.

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LA MAGIE DES TABLES EXCEL

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Avec les données de la table précédente, j’ai tracé le graphique suivant:

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J’ai aussi créé la formule suivante, qui est une formule Index/Equiv (Index/Match) qui se réfère à la plage de cellules nommée Résultats, soit la plage de cellules correspondant au tableau (nous avons vu dans un article antérieur comment nommer une plage de cellules). Le premier Equiv (Match) se fait sur le champ nommé Produits (soit les cellules comprenant les différents noms de produits) et le deuxième Equiv (Match) se fait sur le champ Catégories_Ventes (soit les cellules comprenant les titres de colonnes). Enfin, les menus déroulants des deux cases pointillées ont été créés avec la fonctionnalité de "Validation de données" (Data Validation).

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J’ai finalement créé un petit tableau croisé dynamique comme suit:

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LA VRAIE MAGIE COMMENCE ICI…

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J’ai ajouté une ligne de produit à ma table Excel:

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Ceci a eu comme impact de:

1. Générer automatiquement 2 nouvelles séries de données correspondant au produit 6 sur mon graphique
2. Intégrer automatiquement la ligne du Produit 6 dans mes champs nommés Résultats, Produits, Catégories_Ventes
3. Insérer automatiquement la ligne du Produit 6 dans mon tableau croisé dynamique

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Autrement dit, les tables Excel m’évitent d’avoir à re-sélectionner les données de mon tableau pour mettre à jour mon graphique, ma formule et mon tableau croisé dynamique.

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Pour une meilleure compréhension, je vous invite à jeter un coup d’oeil à cette courte vidéo:

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Pour reconvertir une table Excel en plage de cellules régulières, il suffit de faire un clic droit dans votre table Excel et de choisir l’option "Table" (table) / "Convertir en plage " (Convert to range)

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