TABLEAU DE BORD POUR PETITS BUDGETS

Plusieurs entreprises croient à tort qu’il faut investir massivement pour avoir accès à un tableau de bord de gestion. Pourtant, il est possible d’élaborer des tableaux de bord très simples pour les entreprises ayant de petits budgets. Dans la vidéo suivante, je vous propose un modèle de tableau de bord de base, construit à partir d’Excel 2010 (ou Excel 2013). Cela dit, Excel permet d’élaborer des tableaux de bord beaucoup plus haut de gamme que celui présenté dans cette vidéo, pour les entreprises qui souhaiteraient investir un peu plus d’argent, mais toujours sans se ruiner. Les tableaux de bord élaborés avec Excel sont particulièrement intéressants lorsqu’utilisés avec PowerPivot. De plus, si vous songez à investir dans un outil de tableau de bord dispendieux, il peut s’avérer intéressant de réaliser une phase 1 dans Excel. Après plusieurs mois d’utilisation, vous serez en mesure de faire la liste des fonctionnalités à modifier pour répondre davantage à vos besoins et à partir du format révisé et optimisé, il sera ensuite moins risqué pour votre entreprise d’investir dans un outil plus dispendieux.

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BOÎTE À OUTILS DU MOIS DE MAI 2013

BOÎTE À OUTILS D’AFFAIRES

Tableau de bord: Ressources humaines

Les politiques en entreprise

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BOÎTE À OUTILS WEB ET INFORMATIQUES

Upmo: Un outil pour fidéliser vos employés

LinkedIn Contacts: Optimisez vos relations avec vos contacts

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BOÎTE À OUTILS EXCEL

Tableaux croisés dynamiques: Générer des rapports secondaires en un clic de souris

Excel: Un truc puissant qui vous fera économiser du temps

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EXCEL: UN TRUC PUISSANT QUI VOUS FERA ÉCONOMISER DU TEMPS

Supposez que vous avez des données qui ressemblent à celles sur l’image ci-dessous et que vous deviez plutôt présenter ces données sous forme de "base de données". Qu’est-ce que j’entends par "base de données"? J’entends par là une table où chaque colonne présentera un élément différent. Toujours en partant des données sur l’image ci-dessous, il s’agirait donc de convertir cette table avec 6 lignes et 13 colonnes en une table avec 61 lignes (5 produits * 12 mois + les titres de colonnes) et 3 colonnes (produits, mois et ventes).

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.Ventes mensuelles par produit

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Convertir vos données en base de données

La technique que je vous présente dans cet article est une forme spéciale de tableau croisé dynamique, nommée "multiple consolidation range pivot table". Voici donc les étapes à franchir.

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ÉTAPE 1: Cliquez sur ALT + D + P

Ceci appelle une commande d’Excel 2003 qui ouvre la fenêtre suivante:

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ÉTAPE 2: Choisir "Plages de feuilles de calcul avec étiquettes" (ou "Multiple consolidation ranges")

La fenêtre suivante s’ouvre:

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ÉTAPE 3: Choisir "Plusieurs (manuel)" (ou "I will create the page fields")

La fenêtre suivante s’ouvre:

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ÉTAPE 4: Sélectionner les données et cliquer sur "Ajouter" (ou "Add"), puis sur "Suivant" (ou "Next")

La fenêtre suivante s’ouvre:

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Quand vous cliquez sur "Terminer" (ou "Finish"), vous devriez obtenir un tableau qui ressemble étrangement au tableau initial:

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ÉTAPE 5: Double-cliquer sur le "Grand Total" (19118 dans notre exemple)

Vous devriez obtenir votre base de données:

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ÉTAPE 6: Renommer les colonnes

Vous pouvez maintenant donner le bon nom à chacune de vos colonnes (produits, mois, ventes). Comme vos données sont maintenant présentées sous forme de base de données, vous pouvez facilement utiliser ces données pour construire des tableaux croisés dynamiques.

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TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES: GÉNÉRER DES RAPPORTS SECONDAIRES EN UN CLIC DE SOURIS

Il existe un truc peu connu dans Excel, qui vous permet de générer une série de tableaux croisés dynamiques à partir d’un tableau croisé dynamique central. D’abord, si vous devez vous rafraîchir la mémoire sur les tableaux croisés dynamique, je vous suggère de consulter ma série de 5 chroniques sur le sujet: Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques.

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1 – Construisez votre base de données

Dans cette base de donnée, vous remarquez qu’il existe un champs intitulé "Region". Ce champs sera réutilisé plus loin dans notre exemple.

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2- Construisez votre tableau de bord

Lorsque vous construisez votre tableau de bord, assurez-vous de placer dans le filtre du rapport, la dimension que vous souhaitez exploser en "sous-rapports". Dans notre exemple, il s’agit du champs "Region".

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Dans notre exemple, le filtre "Region" comprend 3 régions: Europe, North America et Pacific.

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3 – Découvrez l’option magique!

Cliquez sur votre tableau croisé dynamique, rendez-vous dans le menu "Options" et repérez ensuite la zone "Options", accompagnée d’un menu déroulant (voir l’option en jaune dans l’image ci-dessous).

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Choisissez "Show Report Filter Pages…" ou en français, "Afficher les pages de filtres de rapports".

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Choisissez ensuite le filtre désiré (dans notre exemple, nous avons un seul filtre, soit celui de "Region".

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4 – Créez vos nouveaux onglets

Dès que vous cliquerez sur OK, au point précédent, Excel créera pour vous un onglet par item dans votre filtre. Dans notre exemple, nous avons 3 régions donc Excel a créé 3 onglets : Europe, North America et Pacific. Imaginez si vous aviez 100 items!

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Voici à quoi ressemble un de ces onglets. Il s’agit du même tableau de bord mais avec le filtre Europe activé.

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En quoi est-ce utile?

Imaginez un scénario où vous devez produire un rapport chaque semaine, par région, ou par toute autre dimension (par produit, par représentant, etc.) et que ce rapport est appelé à changer constamment dans sa forme. Il vous suffirait de créer un seul tableau croisé dynamique et de placer la dimension en question dans le filtre de votre tableau croisé dynamique. Vous pourriez donc modifier votre tableau croisé dynamique central et ensuite utiliser la fonctionnalité décrite ci-haut pour produire les rapports par région (ou autre).

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BOÎTE À OUTILS DU MOIS D’AVRIL 2013

BOÎTE À OUTILS D’AFFAIRES

Les tableaux de bord: L’affaire des TI ou des finances?

Est-ce vraiment plus dispendieux d’embaucher un expert?

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BOÎTE À OUTILS WEB ET INFORMATIQUES

Vous cherchez un conférencier?

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BOÎTE À OUTILS EXCEL

Tableaux croisés dynamiques: 5 types de calculs

Tableaux croisés dynamiques: Calculer une variance mensuelle

Excel: L’utilité des graphiques à bulles

Ne manquez pas mes formations Excel en juin 2013

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NE MANQUEZ PAS MES FORMATIONS EXCEL EN JUIN

Vous êtes nombreux à me demander si je donne des formations privées d’Excel. Jusqu’à maintenant, je m’en tenais à donner des formations Excel via l’Ordre des CPA du Québec ou à des groupes d’invidivus en entreprise. Dorénavant, j’offrirai des formations Excel au grand public via Modelcom. Les deux premières formations, qui se tiendront à Montréal, auront lieu le 10 et le 17 juin prochains.

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Excel: Création d’un tableau de bord (10 juin 2013)

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Pour en savoir davantage sur cette formation, je vous invite d’abord à jeter un coup d’oeil à la vidéo suivante et à vous rendre ensuite sur le blogue de Modelcom. C’est là que vous pourrez en apprendre davantage sur les objectifs et le déroulement de cette formation et que vous pourrez vous y inscrire.

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Excel: Création d’un modèle financier budgétaire (17 juin 2013)

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Pour en savoir davantage sur cette formation, je vous invite d’abord à jeter un coup d’oeil à la vidéo suivante et à vous rendre ensuite sur le blogue de Modelcom. C’est là que vous pourrez en apprendre davantage sur les objectifs et le déroulement de cette formation et que vous pourrez vous y inscrire.

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EXCEL: L’UTILITÉ DES GRAPHIQUES À BULLES

On me demande souvent à quoi sert vraiment un graphique à bulles. Chaque fois, je tombe à la renverse. Un graphique à bulles peut servir à de multiples fins. Gageons qu’une fois que vous le maîtriserez, vous ne pourrez plus vous en passer. Cet article vous donne quelques conseils par rapport aux graphiques à bulles et vous donne deux exemples d’utilisation concrète.

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Un exemple simple

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Vous utiliserez un graphique à bulles lorsque vous aurez 3 séries de données à mettre en relation. Une série sera représentée par l’axe des x, une série par l’axe des y et la dernière par la taille des bulles. Un exemple que j’aime bien est celui d’un programme de perte de poids (comme dans l’image ci-dessous).

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Dans le graphique ci-haut, on met en relation le nombre de livres perdues (taille des bulles) selon le poids d’origine d’une personne (axe des x) s’étant inscrite à un programme de perte de poids après un certain nombre de semaines (axe des y). Toujours selon ce graphique, la personne qui a perdu le plus de poids est une personne qui pesait à l’orgine environ 275 livres, après 17-18 semaines de programme.

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Détails techniques à savoir

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Choix des axes

Vous pouvez jouer avec les axes pour présenter un cadran plutôt qu’un simple graphique (voir deuxième exemple plus bas).

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Choix des grillages

Vous pouvez jouer avec les grillages pour avoir un cadran avec des quadrillés.

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Étiquettes de données

Dans l’exemple ci-haut, Excel ne vous permet pas d’insérer, comme étiquette de données, le nom des personnes concernées sur chacune des bulles. Si vous souhaitez le faire, il faut procéder avec une macro VBA.

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Un exemple plus complexe

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Dans l’exemple ci-bas, j’ai exploité les aspects techniques exposés au point précédent pour illustrer un outil d’analyse d’un portefeuille de projets. La taille des bulles représente la taille de l’investissement dans le projet sous-jacent. Veuillez noter qu’il y a 4 couleurs de bulles pour 4 catégories de projets différents. On a donc, en quelques sortes, ajouté une 4ième dimension à notre graphique. De plus, on a placé les projets dans les 4 cadrans selon leur niveau de risque et de bénéfices. Ainsi, les projets du cadran en haut à droite sont les plus risqués et les plus rentables. À l’inverse, les projets du cadran en bas à gauche, sont les moins risqués et les moins rentables. On voudra sans doute privilégier les projets du cadran en haut à gauche, qui sont les prjets avec le plus de bénéfices et le moins de risque.

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Il faut comprendre que pour construire un tel graphique, nous avons utilisé des données réparties dans 4 catégories de projets. De plus, nous avons utilisé une macro pour afficher les lettres des différents projets sur les bulles sous-jacentes.

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TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES: CALCULER UNE VARIANCE MENSUELLE

Saviez-vous que vous pouvez présenter des variances (en $ ou en %) dans des tableaux croisés dynamiques et tout cela, sans ajouter le calcul de variance dans une colonne de votre base de données sous-jacente? Cet article vous montre comment afficher une variance annuelle en %, au niveau des ventes, dans un tableau croisé dynamique.

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1 – Insérez votre champs numérique, dans ce cas-ci les ventes ("Sales Amount") dans la zone "Valeurs" ("Values") de votre liste de champs.

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2 – Insérez le même champs, dans notre exemple les ventes, dans la zone "Valeurs" ("Values") de votre liste de champs.

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3 – Vous obtiendrez un tableau croisé dynamique semblable à celui-ci:

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Cliquez sur l’image pour l’agrandir

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4 – Cliquez sur sur "Sum of Sales Amount" pour afficher les paramètres de champs de valeurs. D’abord, vous pouvez personnaliser le nom. Dans notre exemple, nous avons inscrit "Difference with LY" sous "custom name". Ensuite, vous devez cliquer sur le 2ième onglet "Afficher les valeurs" ("Show values as"), choisir dans le premier menu déroulant "diffenrence en % par rapport" ("% Difference from") et choisir les années ("years") dans le champs de base ("base field") et choisir (précédent) ("(previous)") dans le champs item de base ("Base item").

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5 – Vous obtiendrez un résultat semblable à celui-ci:

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Cliquez sur l’image pour l’agrandir

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6 – Vous pouvez également choisir de retirer ou cacher les colonnes moins pertinentes pour obtenir un résultat semblable à celui-ci:

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Cliquez sur l’image pour l’agrandir

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TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES: 5 TYPES DE CALCULS

Si vous utilisez fréquemment Excel, vous savez que vous pouvez utiliser les tableaux croisés dynamiques pour compiler et présenter vos données sous différentes dimensions. La plupart des usagers présentent les données sous les formats déjà présents dans la base de données sous-jacente. Par exemple, si la base de données sous-jacente présente les $ de ventes, on verra les $ de ventes dans le tableau croisé dynamique, selon diverses dimensions, i.e.  par client, par produit, par marché, etc. Sachez qu’Excel vous offre d’autres possibilités. Vous pouvez présenter vos données sous d’autres angles et même insérer vos propres formules. Dans cet article, je vous montrerai simplement comment utiliser les commandes par défaut d’Excel pour présenter vos données selon 5 types de calculs de base différents.

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5 types de calculs

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Excel dispose de commandes pour présenter vos données selon 5 grands types de calculs:

• Somme
• Compte
• Moyenne
• Max
• Min

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Par exemple, en partant d’une base de données comprenant 60 000 transactions de ventes pour 10 marchés différents, Excel nous permet de présenter les données comme suit:

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Procédure

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Pour afficher les 5 types de calculs précédents, vous devez d’abord ajouter 5 fois le champs numérique sous-jacent (dans ce cas-ci les ventes ou "sales amount") dans la zone "Valeurs" (ou "Values" en anglais).

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Ensuite, pour chacun des champs, vous devez cliquer sur l’option "Paramètres des champs de valeurs" ou "Value Field Settings" en anglais.

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Vous choisirez ensuite l’option de calcul désirée (dans l’exemple ci-bas, le compte) et vous donnerez le nom souhaité à ce nouveau champs (dans l’exemple ci-bas, # of transactions).

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Vous répéterez l’opération pour chacun des champs.

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BOÎTE À OUTILS DU MOIS DE MARS 2013

BOÎTE À OUTILS D’AFFAIRES

Le burn rate, c’est quoi au juste?

Outil de gestion performant dans Excel

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BOÎTE À OUTILS WEB ET INFORMATIQUES

Trigger App: Pour gérer le temps et la facturation de votre équipe

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BOÎTE À OUTILS EXCEL

Excel: Utiliser les sparklines pour des tableaux de bord performants

Astuce Excel: Extraire des chaînes de textes

Astuce Excel: Formules transposées

Astuce Excel: Menu déroulant avec images

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