Si vous êtes consultant ou si vous êtes un représentant sans CRM, vous serez sans doute intéressé par cet entonnoir des ventes que j’ai construit dans Excel. Il s’agit d’un outil fort simple mais très utile et efficace. Vous trouverez ci-bas un lien de téléchargement ainsi qu’un tutoriel.
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Comment fonctionne l’entonnoir des ventes?
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1. Rendez-vous d’abord dans l’onglet Listes du fichier Excel et remplissez chacune des sections suivantes:
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La section 1 fait référence au potentiel de revenus que vous accorderez à chacun de vos prospects. Autrement dit, vous aurez à indiquer à l’outil (dans une section ultérieure) combien d’argent pourrait vous rapporter chacun de vos prospects si les mandats se réalisaient. Par la suite, vous devrez accorder un potentiel de réussite à chacun de ces prospects. Par exemple, si vous êtes en discussion avec un prospect dont le projet pourrait s’élever à 10,000$ et que vous jugiez que ce mandat a un fort potentiel d’être réalisé, ce montant serait multiplié par le pourcentage connexe au potentiel fort (soit 75% dans l’image ci-dessous ou tout autre % que vous jugez plus opportun). L’outil calculera ensuite un potentiel de revenu de 7,500$ pour ce prospect, soit 10,000$ * 75%.
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La section 2 sert simplement à indiquer le taux horaire que vous chargez à vos clients.
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La section 3 sert à indiquer la liste des produits que vous vendez (s’il y a lieu)
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La section 4 sert à inscrire le prix de vente de vos produits (s’il y a lieu)
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La section 5 sert à inscrire le coût de vos produits (s’il y a lieu)
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La section 6 sert à indiquer les types de mandats que vous relevez généralement
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La section 7 sert à construire votre liste de prospects / clients
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La section 8 demande à ce que vous indiquiez le premier jour de l’année (ce fichier pourra être réutilisé chaque année, en le sauvant sous un nouveau nom, en effaçant les données et en repartant du premier jour de la nouvelle année)
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2. Rendez-vous dans l’onglet Mises à jour
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L’onglet Mises à jour… est très petit sur l’image ci-bas! Cliquez sur l’image pour l’agrandir… L’onglet Mises à jour joue un peu le rôle de CRM puisque vous y indiquez les dates auxquelles vous avez rejoint vos clients, le nom de vos contacts et leurs coordonnées ainsi que les dates de rappels et les commentaires
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3. Passez à l’onglet Détails clients
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Cet onglet vous permet de voir tous les commentaires enregistrés dans votre onglet Mises à jour, mais ordonnés par client et par date. À noter que pour mettre ce tableau à jour vous devrez d’abord cliquez sur le tableau, aller ensuite dans le menu Options et cliquez sur Refresh (Rafraîchir en français)
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4. Passez à l’onglet Rappels
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Comme vous avez un mini-CRM dans cet outil, l’onglet Rappels vous permet de savoir quand vous devez rappeler chacun de vos clients. Ce tableau doit aussi être mis à jour avec le bouton Refresh
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5. Rendez-vous dans l’onglet Entonnoir
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C’est ici que vous indiquerez le potentiel de réalisation de chacun de vos mandats / ventes et que vous fournirez un estimé des heures de mandats pour chacun de vos prospects. Ce tableau doit être mis à jour le plus souvent possible afin d’obtenir le meilleur estimé qui soit. Vous devez également inscrire une date de début visée pour le mandat et une date de fin. Ces dates serviront à calculer votre taux d’occupation éventuel. Vous trouverez également le montant des revenus potentiels que vous ferez dans les X prochaines semaines, le X étant déterminé par la date de début de votre prochain mandat prévu et la date de fin de votre dernier mandat prévu.
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6. Passez à l’onglet Occupation
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Cet onglet servira à mieux planifier votre temps puisqu’il vous fournira un taux d’occupation potentiel pour les semaines à venir dans l’année. Ainsi, vous serez en meilleure posture pour accepter ou refuser davantage de mandats ou planifier en conséquence les dates de déroulement de vos différents mandats, le but étant évidemment d’atteindre un nombre d’heures de travail hebdomadaires qui vous conviendra. Vous y trouverez donc le nombre d’heures que chacun de vos futurs mandats pourraient vous octroyer par semaine ainsi que le nombre total d’heures prévu par semaine.
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7. Passez à l’onglet Graphiques
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Cet onglet vous indique d’abord quelle semaine sera la plus chargée pour vous dans les prochaines semaines et quand ce maximum d’heures sera atteint.
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Vous y trouverez ensuite un graphique illustrant la répartition prévue de votre temps par client
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Vous y trouverez finalement un graphique représentant la répartition des revenus prévus par client
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Sophie Marchand, M.Sc., CGA
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Rappelez-vous que cet outil a été développé pour être utilisé avec une version 2007 ou 2010 de Microsoft Excel. Prenez le temps de bien lire le tutoriel afin d’utiliser adéquatement cet entonnoir des ventes.
