VENEZ ME VOIR EN CONFÉRENCE AU COLLOQUE DES TI DE L’ORDRE DES CPA DU QUÉBEC

Le 22 mai prochain aura lieu le Colloque des TI de l’Ordre des CPA du Québec. Lors de ce colloque, j’agirai à titre de conférencière et de panéliste. Vous aurez également accès à ma présentation en téléchargement sur le blogue de Modelcom, après l’événement.

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Qu’est-ce que le Colloque des TI de l’Ordre des CPA

Dans chaque entreprise, la technologie occupe une place importante au quotidien. En fait, les organisations sont de plus en plus dépendantes des technologies de l’information, ce qui nécessite une analyse rigoureuse des coûts et des bénéfices qu’apporte cette activité à l’organisation. 

Choisir un nouveau système n’est pas une mince tâche, quoi qu’en disent la plupart des vendeurs. Le processus de sélection d’un système est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise. Trop souvent, ce processus devient un véritable cauchemar pour le gestionnaire. Une mauvaise compréhension ou une compréhension incomplète des besoins, et le drame arrive.

Au cours de cet événement, vous aurez l’occasion d’échanger et de vous familiariser avec les toutes dernières tendances en technologies de l’information dans les entreprises. Vous aurez aussi la chance de discuter avec les fournisseurs de solutions en matière de TI ainsi que des différents systèmes de gestion intégrée disponibles sur le marché. Finalement, un panel de fournisseurs répondra aux questions des participants et des experts.

Quel est le programme de la journée?

Vous pouvez télécharger le programme de la journée sur le site de l’Ordre.

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Quelle sera ma participation?

D’abord, je donnerai une conférence intitulée : Faites parler vos données, qui portera notamment sur les modèles financiers et sur les tableaux de bord. Ensuite, je participerai à un panel de discussion sur le web 2.0 en affaires. Je serai donc en mesure de partager mes deux passions.

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Téléchargement de la présentation

Je vous invite à surveiller la section Téléchargements/Présentations sur le blogue de Modelcom. Vous pourrez sous peu télécharger ma présentation. De même, si vous souhaitez que je me déplace pour offrir cette conférence, contactez-moi.

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SONDAGE - OPINION

EXCEL: UN TRUC PUISSANT QUI VOUS FERA ÉCONOMISER DU TEMPS

Supposez que vous avez des données qui ressemblent à celles sur l’image ci-dessous et que vous deviez plutôt présenter ces données sous forme de "base de données". Qu’est-ce que j’entends par "base de données"? J’entends par là une table où chaque colonne présentera un élément différent. Toujours en partant des données sur l’image ci-dessous, il s’agirait donc de convertir cette table avec 6 lignes et 13 colonnes en une table avec 61 lignes (5 produits * 12 mois + les titres de colonnes) et 3 colonnes (produits, mois et ventes).

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.Ventes mensuelles par produit

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Convertir vos données en base de données

La technique que je vous présente dans cet article est une forme spéciale de tableau croisé dynamique, nommée "multiple consolidation range pivot table". Voici donc les étapes à franchir.

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ÉTAPE 1: Cliquez sur ALT + D + P

Ceci appelle une commande d’Excel 2003 qui ouvre la fenêtre suivante:

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ÉTAPE 2: Choisir "Plages de feuilles de calcul avec étiquettes" (ou "Multiple consolidation ranges")

La fenêtre suivante s’ouvre:

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ÉTAPE 3: Choisir "Plusieurs (manuel)" (ou "I will create the page fields")

La fenêtre suivante s’ouvre:

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ÉTAPE 4: Sélectionner les données et cliquer sur "Ajouter" (ou "Add"), puis sur "Suivant" (ou "Next")

La fenêtre suivante s’ouvre:

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Quand vous cliquez sur "Terminer" (ou "Finish"), vous devriez obtenir un tableau qui ressemble étrangement au tableau initial:

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ÉTAPE 5: Double-cliquer sur le "Grand Total" (19118 dans notre exemple)

Vous devriez obtenir votre base de données:

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ÉTAPE 6: Renommer les colonnes

Vous pouvez maintenant donner le bon nom à chacune de vos colonnes (produits, mois, ventes). Comme vos données sont maintenant présentées sous forme de base de données, vous pouvez facilement utiliser ces données pour construire des tableaux croisés dynamiques.

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SONDAGE - OPINION

TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES: GÉNÉRER DES RAPPORTS SECONDAIRES EN UN CLIC DE SOURIS

Il existe un truc peu connu dans Excel, qui vous permet de générer une série de tableaux croisés dynamiques à partir d’un tableau croisé dynamique central. D’abord, si vous devez vous rafraîchir la mémoire sur les tableaux croisés dynamique, je vous suggère de consulter ma série de 5 chroniques sur le sujet: Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques.

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1 – Construisez votre base de données

Dans cette base de donnée, vous remarquez qu’il existe un champs intitulé "Region". Ce champs sera réutilisé plus loin dans notre exemple.

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2- Construisez votre tableau de bord

Lorsque vous construisez votre tableau de bord, assurez-vous de placer dans le filtre du rapport, la dimension que vous souhaitez exploser en "sous-rapports". Dans notre exemple, il s’agit du champs "Region".

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Dans notre exemple, le filtre "Region" comprend 3 régions: Europe, North America et Pacific.

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3 – Découvrez l’option magique!

Cliquez sur votre tableau croisé dynamique, rendez-vous dans le menu "Options" et repérez ensuite la zone "Options", accompagnée d’un menu déroulant (voir l’option en jaune dans l’image ci-dessous).

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Choisissez "Show Report Filter Pages…" ou en français, "Afficher les pages de filtres de rapports".

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Choisissez ensuite le filtre désiré (dans notre exemple, nous avons un seul filtre, soit celui de "Region".

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4 – Créez vos nouveaux onglets

Dès que vous cliquerez sur OK, au point précédent, Excel créera pour vous un onglet par item dans votre filtre. Dans notre exemple, nous avons 3 régions donc Excel a créé 3 onglets : Europe, North America et Pacific. Imaginez si vous aviez 100 items!

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Voici à quoi ressemble un de ces onglets. Il s’agit du même tableau de bord mais avec le filtre Europe activé.

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En quoi est-ce utile?

Imaginez un scénario où vous devez produire un rapport chaque semaine, par région, ou par toute autre dimension (par produit, par représentant, etc.) et que ce rapport est appelé à changer constamment dans sa forme. Il vous suffirait de créer un seul tableau croisé dynamique et de placer la dimension en question dans le filtre de votre tableau croisé dynamique. Vous pourriez donc modifier votre tableau croisé dynamique central et ensuite utiliser la fonctionnalité décrite ci-haut pour produire les rapports par région (ou autre).

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SONDAGE - OPINION

LES POLITIQUES EN ENTREPRISE

Il existe plusieurs formes de politiques dans les entreprises. En général, on distingue notamment les politiques "non écrites", comme celles pour faire avancer sa carrière et les politiques "écrites", qui sont plutôt des normes à suivre pour assurer un meilleur fonctionnement dans l’entreprise. Cet article porte sur les politiques de la deuxième catégorie.

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Les politiques qui encadrent et facilitent la gestion

Force est d’admettre qu’avec ma profession, je dois m’intéresser de près aux politiques internes de l’entreprise. Qui plus est, je suis moi-même une adepte de politiques (ou de normes) lorsque vient le temps d’aborder le sujet de l’élaboration de modèles financiers. En effet, je recommande toujours fortement à mes clients de mettre en place des normes afin de faciliter non seulement l’utilisation des modèles financiers mais également l’élaboration de tels modèles. Cela fait partie des meilleures pratiques d’affaires en modélisation financière. Mais, puisqu’il y a un mais… certaines politiques me rendent un peu dingue.

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Les politiques qui deviennent un frein pour l’entreprise

En tant que consultante, je me promène dans plusieurs entreprises. Je suis parfois sidérée devant des politiques, qui devaient sans doute avoir leur raison d’être au départ, mais qui sont devenues complètement inadéquates avec le temps. Je suis également intriguée par les politiques trop strictes qui empêchent carrément le progrès plutôt que d’assurer la performance de l’entreprise. Comme dans tout, je crois que les entreprises doivent savoir faire la part des choses et bien comprendre pourquoi elles mettent en place de telles politiques. Il faut absolument que ces politiques puissent faire avancer l’entreprise, lui permettre de mieux fonctionner et de mieux performer. Hélas, très souvent, des projets porteurs sont freinés par une espèce de zèle par rapport à des politiques inefficaces.

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Les politiques et les projets d’affaires

Je crois personnellement que les politiques devraient être évaluées comme les projets d’affaires. Avant de mettre de l’avant une politique, on devrait en mesurer les retombées et une fois une politique mise en place, on devrait en refaire l’évaluation à une certaine fréquence pour empêcher qu’elle devienne désuète ou pire, qu’elle devienne un frein pour l’entreprise. De plus, une politique ne devrait pas être immuable, tout comme un processus d’affaires. S’il existe une façon d’optimisation les processus d’affaires en entreprise, il devrait exister également une façon d’optimiser les politiques.

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La raison de cet article

J’ai été impliquée dans plusieurs projets où les politiques dépassées de l’entreprise n’ont pas permis aux projets d’atteindre leur plein potentiel. Au-delà des politiques comme telles, il y a toutes ces traditions incomprises. Il y a quelques temps, je travaillais à l’élaboration d’un tableau de bord dans une grande entreprise. J’ai dû questionner la contrôleure sur la méthode de calcul d’un indicateur puisque je n’en comprenais pas le sens et que je devais mettre en place le mécanisme de calcul. Elle m’a répondu qu’elle n’avait aucune idée de la façon dont cet indicateur était calculé. Quand je lui ai demandé ce que cela représentait, elle n’a pas été plus bavarde. Je lui ai donc laissé savoir que je devais retirer cet indicateur si on ne savait pas ce qu’il représentait. Sa réaction a été presque agressive. Il ne fallait pas du tout toucher à cet indicateur puisqu’il était suivi par les plus hauts gestionnaires de l’entreprise. Je lui ai donc demandé qui pourrait me dire comment calculer cet indicateur et là encore, la réponse était étonnante: elle est la seule personne à pouvoir détenir cette information!

Cet article a donc pour but de sonner une cloche chez certaines entreprises. Si on faisait des calculs pour évaluer les pertes rattachées à ces mauvaises politiques, je crois que les résultats pourraient être épeurants!

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Conclusion

Combien de professionnels observent des politiques dans leur travail sans même trop comprendre pourquoi? Je vous pose la question: devez-vous composer avec de telles politiques dans votre milieu de travail?

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TABLEAU DE BORD: RESSOURCES HUMAINES

En général, lorsque je fais référence à des tableaux de bord sur ce blogue, je parle de tableaux de bord de gestion, qui évaluent la performance globale de l’entreprise. Cela dit, il est également intéressant de mettre sur pied des tableaux de bord pour certaines activités ou dimensions particulières d’une entreprise. Cet article vous présent des pistes de réflexion pour élaborer un tableau de bord au niveau de vos ressources humaines. La liste d’indicateurs de performance que je vous propose est loin d’être exhaustive et selon votre entreprise, vous choisirez de suivre des indicateurs différents.

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Un tableau de bord pour vos ressources humaines

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Votre tableau de bord au niveau de vos ressources humaines devrait comporter plusieurs dimensions, i.e. qu’il devrait vous permettre d’afficher différents indicateurs de performance:

• par employé
• par année
• par département
• par expertise
• par région (si plusieurs régions)
• par filiale (si plusieurs filiales)
• par sexe
• etc.

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Indicateurs de performance au niveau des ressources humaines

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• Revenus
  • Revenu par employé ou par FTE (voir note ci-bas)
  • Profit par employé
  • ROI par employé
  • Valeur ajoutée par employé

• Coûts indirects
  • Coût de loyer par employé
  • Coût de repas et frais de représentation par employé
  • Coût des comptes de dépenses par employé
  • Coût de recrutement par employé
  • Coût des services de communication par employé (téléphone, internet, etc.)
  • Coût du matériel/équipement par employé (ordinateur, etc.)

• Coûts directs
  • Coût des salaires total
  • Coût des salaires par employé
  • Coût des employés à temps plein en % des revenus
  • Coût des employés à temps partiel en % des revenus
  • Bonus versés, en % du salaire total
  • % des avantages sociaux par employé
  • Coût du "surtemps" par employé en $ et en % du salaire
  • Coûts des employés vs coûts totaux
  • Coûts variables vs coûts fixes

• Données opérationnelles
  • Nombre total d’employés
  • Nombre de jours d’absence par employé
  • Taux de roulement du personnel

• Qualification des ressources
  • % d’employés avec des diplômes (et catégories de diplômes)
  • Âge moyen des employés
  • Ratio employés vs contactuels (nombre et coût)
  • % des employés syndiqués
  • % des employés femmes vs hommes
  • % des employés qui représentent des minorités
  • % employés à temps partiel
  • % des employés qui sont contractuels
  • % de satisfaction des employés

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Note: FTE = Full time employee ou employé à temps plein.

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Note: Cette image est tirée des modèles MS Excel. Pour créer votre
tableau de bord de ressources humaines personnalisé, contactez-moi.

Pour voir un exemple de tableau de bord, tels que nous les concevons
chez Modelcom, cliquez sur Tableaux de bord Excel performants.

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À quoi vont vous servir ces indicateurs de performance?

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D’une part, ces indicateurs de performance vous seront utiles lors de nombreuses analyses relatives à des décisions d’affaires importantes. Par exemple, quand viendra le temps d’évaluer s’il est préférable d’embaucher un expert ou non pour exécuter une tâche, vous aurez en main les valeurs des différents paramètres nécessaires pour effectuer votre analyse. À ce sujet, je vous invite à consuler l’article : Est-ce vraiment plus dispendieux d’embaucher un expert?

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D’autre part, en mesurant tous ces indicateurs, vous pourrez voir à vous améliorer à tous les niveaux et ainsi, augmenter le taux de satisfaction de vos employés et la rentabilité/performance de votre entreprise.

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UPMO: UN OUTIL POUR FIDÉLISER VOS EMPLOYÉS

Tout récemment, j’ai fait la lecture de l’article Les six grandes tendances du travail de demain, rédigé par Olivier Schmouker, sur le site lesaffaires.com. Cet article, fort intéressant, m’a permis de découvrir un logiciel servant à déterminer si vos employés sont à la bonne place au sein de votre entreprise et s’ils ont accès à tout ce qu’ils ont besoin pour pour développer leur plein potentiel et développer un réel sentiment d’engagement envers votre entreprise. Personnellement, si je travaillais dans une grande entreprise, je serais ravie de pouvoir avoir accès à un tel outil. Je pense que tous les professionnels sérieux dans leur carrière seront du même avis.

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UPMO en quelques mots

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UPMO est un logiciel à usage interne en mode "cloud", donc accessible en ligne de n’importe où. Il fonctionne un peu comme un réseau social. Les employés indiquent leurs compétences et leurs intérêts et ceux-ci sont ensuite diffusés sur leurs profils. Les gestionnaires utilisent ces informations pour impliquer les employés dans des activités qui les motiveront. UPMO est donc un outil qui permet de faire le pont entre les intérêts et les forces des employés et les besoins immédiats et futurs de l’entreprise.

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UpMo Radical Demo from UpMo on Vimeo.

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Les avantages d’UPMO pour l’entreprise

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À une époque où les ressources compétentes sont de plus en plus difficiles à embaucher et à conserver, UPMO offre une solution intéressante pour attirer et fidéliser les bons employés. Vous savez sans doute qu’il est très dispendieux pour une entreprise d’assumer un taux de roulement de personnel élevé. UPMO permet donc de réduire considérablement l’argent investi dans des processus d’embauche récurrents en misant plutôt sur la rétention des employés actuels. De plus, gageons qu’UPMO permettra aux entreprises de retenir les ressources les plus compétentes et motivées.

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Les avantages d’UPMO pour les employés

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Il va sans dire qu’UPMO a le potentiel de motiver les employés mais il permet également aux employés d’atteindre plus facilement leurs objectifs de carrière, en exposant clairement leurs forces et leurs intérêts.

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UpMo’s Social Talent Engine from UpMo on Vimeo.

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BOÎTE À OUTILS DU MOIS D’AVRIL 2013

BOÎTE À OUTILS D’AFFAIRES

Les tableaux de bord: L’affaire des TI ou des finances?

Est-ce vraiment plus dispendieux d’embaucher un expert?

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BOÎTE À OUTILS WEB ET INFORMATIQUES

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BOÎTE À OUTILS EXCEL

Tableaux croisés dynamiques: 5 types de calculs

Tableaux croisés dynamiques: Calculer une variance mensuelle

Excel: L’utilité des graphiques à bulles

Ne manquez pas mes formations Excel en juin 2013

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