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25 mars 2013

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OUTIL DE GESTION PERFORMANT DANS EXCEL

par Sophie Marchand
Outil de gestion

Quand je vous parle d’outils de gestion dans Excel, j’embrasse très large! On peut, en effet, construire des outils très variés dans Excel, dont le but sert à améliorer la gestion d’une ou de plusieurs actvités ou tâches dans une entreprise. Je ne dis pas que toute activité ou toute tâche est nécessairement programmable dans Excel mais disons que la grande majorité le sont. De plus, comme vous pourrez le constater dans mon exemple, il est possible de conférer à Excel un aspect un peu plus "logiciel" et "boutons".

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Exemple d’un outil de gestion développé dans Excel

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Dans la vidéo suivante, je vous présente un outil de gestion que j’ai développé dans Excel pour une entreprise qui offre des services d’entretien ménager à des personnes âgées (et exceptionnellement à d’autres types de clientèles). Cet outil sert notamment à :

  1. Gérer les heures travaillées par les employés et conséquemment leurs payes
  2. Gérer les heures de services reçues par les clients et conséquemment la facturation
  3. Gérer les $ à récupérer auprès de divers organismes de financement
  4. Gérer les comptes à payer et les comptes à recevoir des points 1, 2 et 3
  5. Automatiser tous les rapports à remettre aux divers organismes de financement

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Les bénéfices de l’outil

Auparavant, tous les suivis concernant la paye, la facturation et les rapports étaient réalisés par une seule personne, sur le dos d’une "napkin" ou presque… Non seulement les risques d’erreurs étaient très élevés mais il était aussi risqué de dépendre ainsi d’une seule personne pour effectuer ces tâches. L’outil aura permis de:

  1. Réduire considérablement le temps pour l’entrée de données
  2. Réduire considérablement le temps pour la production de rapports
  3. Réduire considérablement le temps pour la facturation
  4. Réduire considérablement le tems pour la gestion de la paye
  5. Réduire considérablement le risque en impliquant plusieurs ressources dans le processus
  6. Réduire considérablement les risques d’erreurs

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Bien sûr, nous aurions pu aller encore plus loin dans les fonctionnalités de cet outil mais il s’agit d’abord et avant tout de répondre aux besoins du client.

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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA

514-605-7112

 

Un commentaire Poster un commentaire
  1. Bernard
    mar 26 2013

    Beau travail.

    Comment enregistrez ("fimez") vous ces vidéo de présentation!

    Répondre

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