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11 octobre 2012

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LA GALÈRE DES FICHIERS EXCEL LIÉS

par Sophie Marchand
Modélisation financière Linkedin

Récemment, dans mon groupe LinkedIn Modélisation Financière, un CFO a posé la question suivante:

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Dans un contexte où plusieurs départements travaillent sur un budget, nous avons séparé notre modèle en plusieurs fichiers différents… avec les difficultés que ça implique: formules plus compliquées et liaisons entre les fichiers à entretenir. Est-ce que d’autres fonctionnent autrement?

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J’ai donc décidé d’en faire l’objet de ce billet.

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PRINCIPAL PROBLÈME AVEC LES FICHIERS EXCEL LIÉS

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La gestion de fichiers liés dans Excel pose toutes sortes de problèmes de formules. Un des problèmes que j’ai observé le plus souvent chez mes clients, c’est le fait qu’un usager apporte des changements dans un fichier, pendant qu’un fichier lié demeure fermé. À l’ouverture de ce fameux fichier, toutes les formules se convertissent en #REF et tout est à recommencer.

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MEILLEURES PRATIQUES D’AFFAIRES EN MODÉLISATION EXCEL

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Voici ce que disent les meilleures pratiques d’affaires concernant la création de fichiers Excel liés entre eux.

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  • Ne divisez jamais un modèle Excel en de multiples fichiers, sauf si:
    • Vous êtes plus d’un usager à devoir utiliser le modèle en même temps
    • Différentes parties du modèle doivent être envoyées à différents récipiendaires
    • Votre modèle est trop volumineux

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  • Évitez les liens directs avec des fichiers externes, sauf si:
    • Il y a une logique de double-sens dans les formules des fichiers liés

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  • Utilisez une une feuille "Importation de données" et "Exportation de données" dans chaque fichier lié
    • Ceci facilitera largement la gestion et la mise à jour de tels fichiers

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  • Utilisez les "champs nommés" pour les champs qui sont liés à un fichier externe

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SOLUTIONS D’EXPERTS POUR LES FICHIERS EXCEL LIÉS

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Des experts ont répondu à cette question posées dans mon groupe LinkedIn Modélisation Financière. Voici les réponses les plus intéressantes:

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Lyubomir Georgiev, un de mes collègues, suggère:

  • D’éviter carrément les liens externes en les remplaçant par des procédures VBA ou;
  • De créer des plages de cellules identiques dans les fichiers liées, dont le format et les formules sont protégées et dont le seul but est d’assurer que les liens resteront à jour

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Luca Guèvremont, un autre de mes collègues, dit ceci:

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Cette problématique est régulièrement rencontrée dans les entreprises qui ont un processus de budgétisation décentralisé. Bien qu’Excel puisse toujours fournir une réponse à tous les problèmes (de par sa nature d’extrême flexibilité), le concept de gestion de fichiers inter-reliés constitue sans nul doute son talon d’Achille. C’est d’ailleurs cette faiblesse qui incite plusieurs à se tourner vers des "systèmes" de budgétisation/prévision, qui permettent entre autre, une expérience collaborative avec l’utilisation d’interface plutôt que de fichiers indépendants. Ces systèmes ont la réputation d’être très couteux (licences et implantations) et rigides mais mon évaluation des outils disponibles m’a permis de découvrir un produit fort intéressant pour une implantation rapide, peu couteuse (licences annuelles) et nécessitant aucun investissement additionnel en infrastructure (modèle SAAS). Sans vouloir faire de publicité sur le produit, je recommande Adaptive Planning à mes clients lorsque la gestion de leur processus de budgétisation devient problématique en terme de risque d’erreurs (manipulation de fichiers, versions, approbation, liens brisés, etc.).

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Si cette solution n’est pas envisageable, la méthode que je préconiserais en utilisant Excel, serait de créer dans chacun des fichiers des "budget owners" une page "Output" uniformisée, qui est alimentée par les onglets mis à leur disposition. Ces pages seraient ensuite copiées (en valeur) dans un fichier de consolidation qui inclurait un onglet de gestion des versions et dates de soumissions de chacun des "output" reçus. Bien sûr, pour que ce processus soit efficace, un certain contrôle est nécessaire mais du moins, ça élimine la problématique de gestion des liens inter-fichiers.

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VOUS VIVEZ PRÉSENTEMENT CETTE SITUATION?

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Si vous vivez présentement l’enfer de gérer des fichiers Excel liés entre eux, n’hésitez pas à communiquer avec moi pour voir quelle solution pourrait le mieux s’appliquer à votre situation. Et réapprenez à aimer Excel!

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Vous aimez cet article?

Je vous invite à le partager dans vos différents réseaux sociaux et également à laisser un commentaire plus bas.

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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA

514-605-7112

 

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6 Commentaires Poster un commentaire
  1. Pascal PERRIN
    oct 12 2012

    En matière de travail collaboratif sur Excel, pourquoi ne pas partager un classeur Excel entre plusieurs utilisateurs pour éviter la problématique des fichiers liés ? La mise à jour sur les autres postes se fait à la sauvegarde des modifications de chaque utilisateur.
    On peut protéger utilement la structure du classeur uniquement.

    Répondre
    • oct 12 2012

      Bonjour M.Perrin,

      Le problème, c’est lorsque un fichier contient des données qui elles, proviennent d’un autre fichier, qui lui, est mis à jour régulièrement… C’est là que les problèmes surviennent!

      Mais tel que décrit dans cet article, il y a des façons de s’assurer de minimiser voir éliminer les problèmes pouvant découler de l’usage de fichiers liés.

      Au plaisir,

      Sophie

      Répondre
  2. FIKO KOUAME
    oct 12 2012

    La solution que j’ai trouvé afin de faciliter la collaboration sur excel est de séparer les fichiers ou feuilles entre utilisateurs et de créer un fichier centralisateur. Chaque feuille génère un un tableau récapitulatif de type output que le fichier centralisateur se charge de récupérer à l’aide de l’utilitaire d’extraction de données externes de Excel (MS QUERY).
    Ainsi n’importe quel autre utilisateur peut récupérer les données en fonction de ses besoins et de ses accès. Plusieurs utilisateurs peuvent attaquer cette base de données simultanément pour en extraire des informations.

    Répondre
    • oct 12 2012

      Bonjour Fiko,

      Merci pour votre commentaire et votre suggestion!

      Au plaisr,

      Sophie

      Répondre
  3. Pascal PERRIN
    oct 14 2012

    Le problème rencontré, lorsqu’un outil est très puissant, c’est qu’il offre plusieurs moyens, de résoudre les problèmes. Ces façons ne sont pas toutes de la même complexité et efficacité.
    La complexité revient alors dans le champ de l’utilisateur qui doit "choisir" en connaissance de cause dans le catalogue des fonctions (comme le réglage d’un tour par exemple…). Et si l’analyse n’est pas bonne, la solution n’est pas optimale.
    Or, bien souvent on déplace les problèmes en pensant les résoudre: En informatique, on déplace souvent la complexité !
    Si des données sont mises à jour et partagées, il vaut mieux interroger une base de données excel formatée et controlée en données et en accès, plutôt que de lier des fichiers de tableaux.
    Mais il y aura toujours des gens pour réinventer la roue avec des fichiers liés, des macros, des noms dans les formules, sous prétexte que "c’est mieux" (tous ceux qui aiment la technique connaissent ce plaisir) et qui se plaindront ensuite que leur outil vieillit mal !…
    Faire simple est toujours la solution la plus robuste et parfois cela exige une analyse plus couteuse en temps et plus frustre pour son ego…

    Répondre
  4. FIKO KOUAME
    oct 15 2012

    Je suis tout à d’accord avec votre analyse Mr PERRIN.

    Répondre

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