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27 mars 2012

MODÉLISATION FINANCIÈRE DANS EXCEL: MEILLEURES PRATIQUES D’AFFAIRES (6 de 6)

par Sophie Marchand
Totaux de contrôle bilan

La modélisation financière dans Excel requiert de bonnes compétences techniques (une connaissance approfondie des fonctions et fonctionnalités du logiciel) mais exige également une connaissance des meilleures pratiques d’affaires. Cet article fait partie d’une série de 6 articles portant sur les principes de bases à respecter en modélisation financière dans Excel. Il fait donc suite aux articles suivants:

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PRINCIPES TRAITANT DE L’EFFICACITÉ DES FORMULES

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  • Utiliser des formules simples et concises
    • Briser les formules complexes en plusieurs formules / minimiser les fonctions imbriquées trop complexes
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Par exemple, la fonction suivante est une fonction imbriquée (elle imbrique une fonction "Sum" (Somme) dans une fonction "If" (Si)).
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Pour simplifier la formule, on pourrait choisir de calculer la somme dans la cellule E16 (avec la fonction "Sum" (Somme)) et ensuite de n’utiliser qu’une fonction "If" (Si), rattachée à la cellule E16.
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Dans l’exemple ci-dessus, on pourrait très bien conserver la fonction imbriquée puisqu’elle n’est pas très compliquée à déchiffrer. Par contre, dans l’exemple ci-dessous, il pourrait s’avérer utile de décomposer la formule en plusieurs formules.
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L’exemple suivant est un calcul de crédit d’impôt futur. Notez que l’on insère un calcul intérimaire pour faciliter la compréhension des formules (et minimiser les fonctions imbriquées).
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  • Raccourcir le plus possible les noms d’onglets et de fichiers
    • Si vous utilisez des noms d’onglets et des noms de fichiers trop longs, lorsque vous allez insérer des formules inter-onglets ou inter-fichiers, vous aurez bien du mal à les déchiffrer par la suite.
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Par exemple, voyez la différence d’une simple formule référant à un onglet d’abord nommé "Scenario de deploiement Alberta" et ensuite renommé "Sc.A". La formule est beaucoup plus simple à lire dans le deuxième exemple. De plus, l’utilisation de noms d’onglets ou de fichiers trop long allourdit inutilement votre fichier.
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  • Utiliser les champs nommés lorsque requis (mais avec parcimonie)
    • Voici quelques informations sur les champs nommés.
    • L’utilisation de champs nommés simplifiera vos formules, qui deviendront beaucoup plus faciles à lire et à interpréter.
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Dans l’exemple ci-dessous, on ajoute la TPS à un montant de base. Le taux de TPS se trouve dans la cellule B2 de l’onglet "Alberta", comme on le voit dans la première image. Toutefois, il est difficile de cerner rapidement que cette cellule donne le taux de TPS. En nommant la cellule B2 de l’onglet "Alberta" TPS, comme dans la deuxième image, la formule est beaucoup plus simple à comprendre et l’utilisateur n’a pas à chercher la provenance de ce montant.
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  • Utiliser des totaux de contrôle et d’autres formes de validations
    • Ce que l’on voit le plus souvent, c’est l’utilisation d’un format conditionnel, pour vérifier qu’un bilan balance! Dans le premier exemple ci-bas, dès que le bilan débalance, on voit une alarme en rouge. On pourrait aussi insérer une page de validations de tout le modèle, tel qu’illustré dans le deuxième exemple ci-bas, pour repérer où sont les problèmes.
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  • Éviter les références circulaires
    • Évidemment! Si Excel vous indique que vous avez des références circulaires, à moins qu’elles ne soient voulues (ce qui est extrêmement rare), de grâce, comprenez la source du conflit et tâchez de le régler. Souvent, en décomposant le calcul, il sera facile de surmonter les références circulaires.
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  • Minimiser l’usage de macros
    • On doit voir ce qui se fait pour plus de transparence. Une macro va cacher des formules au simple usager, qui aura plus de mal à comprendre le fonctionnement du modèle. On peut par contre insérer des macros pour aider la navigation dans le modèle (macro pour imprimer le document par exemple).
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  • Ajouter de la protection au modèle
    • Afin de protéger votre modèle d’une mauvaise entrée de données, vous pouvez utiliser l’option de validation de données de Excel. Vous pouvez également penser à ajouter des protections d’onglets ou de fichier avec mots de passe.

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MODÈLE FINANCIER EXCEL

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Vous pouvez jeter un coup d’oeil à ce modèle financier budgétaire développé dans Excel pour voir ces principes en action.

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Avez-vous des questions? Est-ce que certains points ont besoin d’éclaircissements? Le cas échéant, posez vos questions dans la zone commentaires plus bas et je vous répondrai.

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Si vous aimez cet article, je vous invite à le partager dans vos réseaux sociaux. Je vous invite également à laisser un commentaire plus bas.

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Sophie Marchand, M.Sc., CGA

514-605-7112

 

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