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16 octobre 2011

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L’UTILISATION D’EXCEL EN ENTREPRISE, POUR OU CONTRE?

par Sophie Marchand
Excel-icon
À la fin de ce billet, vous trouverez:
  • Un espace pour voter (pour ou contre l’usage d’Excel en entreprise)
  • Un lien vers un court sondage (moins d’une minute)
  • Un espace de commentaires pour raconter vos bons et mauvais coups avec Excel
Certaines sources mentionnent que 70% à 80% des entreprises utilisent Excel dans leurs activités journalières. Dans ma pratique, je remarque que ce sont toutes les entreprises avec lesquelles je travaille, sans exception, qui utilisent Excel. Peu importe le % réel, Excel est indéniablement implanté dans une grande majorité d’entreprises.
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Bien que dans la majorité des cas, Excel demeure l’outil le mieux adapté pour réaliser certaines tâches précises, il reste que plusieurs entreprises vivent de vrais cauchemars avec cet outil. Si Excel permet une grande flexibilité et offre un degré d’automatisation remarquable, mal utilisé, il peut introduire des lourdeurs administratives considérables et faire pleurer n’importe quel utilisateur. On n’a qu’à penser à des formules brisées, des fichiers qui ne balancent pas, des erreurs de calculs qui mènent à des décisions basées sur de la mauvaise information… Mais avant de passer à d’autres outils, qui ne seront bien souvent pas régler les problèmes de base, à mon avis, il y a certaines étapes à franchir.
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Il faudrait d’abord s’assurer que les utilisateurs de l’entreprise maîtrisent bien les fonctions et fonctionnalités de base de Excel. Idéalement, il faudrait même instaurer des normes dans l’entreprise concernant la création et la gestion des fichiers Excel. Bref, pour maximiser les retombées d’un logiciel comme Excel, cela demande de la planification, de l’organisation, de la communication et de la formation.
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À mon avis, lorsque bien implanté et bien utilisé, Excel demeure le meilleur outil pour effectuer :
  • Les budgets et les prévisions financières
  • Le reporting et la consolidation
  • Les analyses financières
  • Les tableaux de bord
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POURQUOI? POUR LES RAISONS SUIVANTES:

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Familiarité des professionnels avec le logiciel

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J’en ai parlé en introduction, la plupart des entreprises et leurs employés sont familiers avec Excel, sans en être nécessairement des experts. Il est donc beaucoup plus facile de construire des outils de travail dans un logiciel connu que d’introduire un nouveau logiciel. Toutefois, il faut s’assurer que les créateurs des fichiers sont d’excellents utilisateurs d’Excel et qu’ils font tout en leur possible pour protéger les fichiers et éviter que ces derniers soient altérés par les utilisateurs moyens. Il faut aussi s’assurer que les utilisateurs ont des connaissances intermédiaires du logiciel.
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Flexibilité et personnalisation du logiciel

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La flexibilité du logiciel Excel permet de créer des outils de travail sur mesure pour répondre aux besoins des utilisateurs. Par exemple, l’ajout de tableaux croisés dynamiques, de graphiques modulaires, de menus déroulants, de contrôles interactifs permettent aux utilisateurs de consulter les fichiers sous différents angles. Et comme Excel est un fichier, l’utilisateur peut facilement ajouter des pages dans le fichier de base pour faire ses propres analyses. Rares sont les logiciels clés en mains qui offrent un degré de flexibilité et de personnalisation aussi avancés.
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Rapidité du développement des outils

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Les délais requis pour qu’un utilisateur avancé développe un outil performant dans Excel sont plus que raisonnables. À l’inverse, faire développer un outil par une équipe de TI peut non seulement être long et ardu, mais souvent, au coeur du développement, les réalités de l’entreprise et donc ses besoins changent et le processus de développement finit par s’éterniser. Qui plus est, à la fin du processus, si on n’a pas exactement ce que l’on souhaitait comme outil, on ne peut pas faire les changements nous-mêmes. On doit se ré-embarquer à nouveau dans un long processus de développement. Excel, au contraire, permet de s’adapter rapidement aux nouveaux besoins de l’entreprise.
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Possibilité de se lier à des bases de données externes

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Le saviez-vous? Excel peut se lier facilement à des bases de données externes comme SQL, Access ou autres. La version de base permet certaines liaisons et des add-ins supplémentaires permettent de pousser encore plus loin (PowerPivot par exemple).
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Capacités d’automatisation avancées

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Il est possible d’automatiser bon nombre de tâches avec Excel. On peut le faire via des macros de base mais aussi avec des fonctions pré-définies et des fonctionnalités intégrées. Un utilisateur d’Excel avancé peut construire des modèles puissants et flexibles, permettant de faire des simulations (générer les résultats de plusieurs scénarios automatiquement, sans avoir à reprendre les calculs du début). De plus, Excel permet d’intégrer des analyses de sensibilité automatisées, lorsque requis.
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Possibilité d’ajouter des add-in pour plus de performance

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Il est possible d’ajouter des add-in pour améliorer les possiblilités de liaisons avec des bases de données externes mais il existe également d’autres types de add-in qui confèrent à Excel beaucoup plus de performance (le Analysis Tool Pack par exemple).
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Pratiquement sans frais

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Excel n’exige aucune licence et aucun frais de maintenance, si ce n’est que de rémunérer les créateurs des fichiers et ceux qui les maintiennent à jour. À l’inverse, des logiciels clés-en-main vont demander des frais de maintenance et un coût d’acquisition élevé et vont vous placer dans une relation de dépendance face à votre fournisseur. Un logiciel développé sur mesure, tant qu’à lui, peut coûter très cher et il est difficile d’avoir des soumissions fermes à cet égard.
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Conclusion

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En somme, si le créateur des fichiers Excel est un utilisateur avancé et qu’il construit ses fichiers selon des normes pré-établies pour l’entreprise, qu’il s’assure d’ajouter les protections nécessaires pour ne pas que les autres utilisateurs détruisent ses formules, qu’il s’assure que tous les calculs fournissent les bons résultats et qu’il forme les utilisateurs de ses fichiers, Excel demeure pour moi le meilleur outil de travail.
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À la lecture de ces quelques lignes, avez-vous des mésaventures ou des bons coups à nous raconter concernant votre utilisation d’Excel? Le cas échéant, je vous invite à les partager dans la zone de commentaires, un peu plus bas.
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Aussi, je vous demande de voter POUR ou CONTRE l’utilisation d’Excel.
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Enfin, je vous invite à répondre à ce TRÈS BREF SONDAGE sur l’utilisation d’Excel (moins d’une minute).
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Si vous aimez cet article, je vous invite à le partager dans vos réseaux sociaux.

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Sophie Marchand, M.Sc., CGA

514-605-7112

 

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4 Commentaires Poster un commentaire
  1. oct 16 2011

    merci pour cet intéressant billet.
    Le plus gros embêtement, je trouve, avec Excel est que ceux qui s’en servent confondent et mêlent joyeusement fond et forme. Des cellules fusionnées, c’est un vrai cauchemard pour qui veut ‘attaquer’ un fichier Excel depuis une base Access par exemple.
    Vous écrivez " Idéalement, il faudrait même instaurer des normes dans l’entreprise concernant la création et la gestion des fichiers Excel.", je suis entièrement d’accord avec cela. Amener l’employé lambda à penser à qui pourra utiliser son fichier, ses données, et se conformer à bâtir des tables en conséquence. Ca aura par ailleurs l’avantage d’éviter des données redondantes.

    Répondre
    • oct 16 2011

      Merci pour votre commentaire apprécié Pasal.

      Effectivement, dans plusieurs entreprises, le manque de conformité au niveau de la création et de la gestion des fichiers Excel vient introduire de sérieuses lourdeurs administratives qui pourraient facilement être évitées. Je recommande toujours fortement à mes clients d’instaurer des normes et des principes à respecter dans l’ensemble de l’entreprise pour éviter ces situations fâcheuses. De plus, la formation des utilisateurs et créateurs de fichiers Excel est également un élément vital à mon avis.

      Au plaisir,

      Sophie

      Répondre
  2. Guillaume
    mai 3 2012

    C’est vrai qu’on devrait donner un blame a un collaborateur qui fusionne des cellules dans un classeur commun ! Satanée fusion de cellule…

    Répondre
  3. juil 18 2014

    Hélas, hélas, le farouche libriste que je suis doit se rendre à l’évidence : c’est Excel qui bloque l’implantation des logiciels libres dans les entreprises.

    Des postes tournant sous Gnu/Linux (Ubuntu, par exemple) présenteraient de gros avantages par rapport à Windows : sécurité, fiabilité, maintenance, coût de la licence (zéro pour Ubuntu !), optimisation du réseau (l’une des spécialités des OS sous noyau Linux)… Beaucoup de progiciels sont en "client léger", et donc multi-plateforme : aucun souci pour les utiliser. On peut remplacer la plupart des logiciels utilisés en entreprise par leur équivalent libre (IE par Firefox, Outlook par Thunderbird ou Evolution, etc.). Bien souvent Word ne sert qu’à faire des courriers. PowerPoint (que je déteste, parce qu’il est employé à mauvais escient, notamment pour produire des documents imprimés) se remplace aisément.

    Il reste Excel… Très utilisé, et encore inégalé. Le module Calc de LibreOffice ne lui arrive pas à la cheville. Je me suis parfois envoyé du boulot à la maison, un cauchemar. Essayez donc de faire un tableau croisé dynamique avec Calc !

    Apprenez à utiliser Excel ! Lisez les billets de Mon Cher Watson ! C’est un investissement sur le long terme. Hélas…

    Répondre

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